Invullen
De medewerker krijgt de vragen die bij deze taak horen. Bedrag, looptijd, situatie. Geen vrije prompt, dus geen ruimte om per ongeluk een heel dossier te plakken.
Platform
Geen leeg
invoerveld.
Een taak.
Een chatvenster legt het probleem bij de medewerker: hij moet weten wat hij vraagt, wat hij niet mag delen en hoe jullie het zeggen. Een taak legt dat bij de organisatie, waar het hoort.
Hieronder staat wat er onder de motorkap gebeurt. Niet omdat je dat moet weten om het te gebruiken, maar omdat je het een keer aan iemand moet uitleggen.
01 De taak
Vier stappen,
elke keer
dezelfde.
Of het nu een rentevoorstel is of een debiteurenherinnering, de route is identiek. Dat is wat het register later leesbaar maakt: elke regel betekent hetzelfde.
Controle
Hier staat wat er weggaat, met de gemaskeerde velden zichtbaar vervangen, plus welk model het is en in welk land het draait. Pas na deze stap vertrekt er iets.
Resultaat
De tekst komt terug in jullie toon, opgebouwd uit de werkwijze die op dat moment geldt. Formeler, korter of vriendelijker kan met één klik, zonder opnieuw te beginnen.
Nakijken
Iemand tekent af dat het klopt. Dat aftekenen is wat het register de moeite waard maakt: het is het verschil tussen een logboek en een verantwoording.
02 Modelrouting
Per taak
een eigen
model.
Dit is de motor onder "alles op één plek". Je bepaalt per taaktype welk model draait, en dat is tegelijk je grootste kostenknop.
Een advertentietekst hoeft niet naar het duurste model en niet naar Europa, want er zitten geen klantgegevens in. Een rentevoorstel wel. Zet je dat één keer goed, dan kan een medewerker het niet meer fout doen: de server weigert een route die voor die taak niet mag.
Routesper taaktype
| Taaktype | Model | Locatie | Klantgegevens | Credits | Afdwingen |
|---|---|---|---|---|---|
| Rentevoorstel | Zwaar model | Frankrijk | Ja | 4 | EU verplicht |
| Offerte-opvolging | Middel | Duitsland | Ja | 2 | EU verplicht |
| Campagnetekst | Licht | Vrije keuze | Nee | 1 | Vrij |
| Verslag samenvatten | Middel | Duitsland | Soms | 2 | EU standaard |
| Vertaling | Licht | Vrije keuze | Nee | 1 | Vrij |
A Kosten
Elk model heeft een eigen kostprijs per credit. Bij het instellen van een route zie je wat een uitvoering ongeveer kost, niet pas op de factuur van volgende maand.
B Locatie
Bij elke route staat waar het model draait en wie de leverancier is. Verandert dat, dan zie je dat in je omgeving en niet in een voetnoot van een gewijzigde voorwaarde.
C Terugval
Is een bundel op, dan schakelt de taak terug naar een lichter model met een upgradeknop. Nooit een afgesloten omgeving en nooit een automatische factuur.
03 Werkwijze
Versies die
nooit stiekem
veranderen.
Jullie werkwijze is één document: hoe je schrijft, wat je altijd noemt, wat je nooit toezegt, welke regels er per taak gelden.
Elke bewerking maakt een nieuwe versie met een ingangsdatum. Oude versies worden nooit overschreven, en elke uitvoering verwijst naar de versie die op dat moment gold. Zonder dat is een register een lijstje; met dat is het bewijs.
En nee, hij verbetert zichzelf niet. Dat klinkt als een gemis maar is precies de bedoeling: iets dat vanzelf verandert, kun je achteraf niet verantwoorden.
Eerste vastlegging
Toon, standaardzinnen en de dingen die jullie nooit toezeggen.
Na het eerste kwartaal
Aangescherpt op wat het team in de praktijk toch steeds aanpaste.
Huidige versie
Geldt vanaf vandaag. Uitvoeringen van gisteren blijven naar v2 wijzen.
04 Maskering
Aan de
serverkant,
niet in de
browser.
Maskeren in de browser ziet er goed uit in een demo en is te omzeilen met een rechtermuisklik. Bij ons gebeurt het op de server, nadat de invoer binnen is en voordat er iets naar een model gaat.
- BSN, IBAN, e-mailadressen, telefoonnummers en postcodes
- Namen uit de velden die je als persoonsgegeven hebt gemarkeerd
- Jullie eigen lijst met gevoelige termen, per bedrijf instelbaar
Wat maskeren níét doet: een omschrijving anonimiseren. "De klant uit Oisterwijk die klaagde over de steigermontage" bevat geen enkel gemarkeerd veld en is toch herleidbaar. Daarom is de controlestap er, en daarom beloven we niet dat er geen persoonsgegevens naar een model gaan.
05 Export
Als iemand
ernaar vraagt.
Filter op medewerker, taak of periode en exporteer als PDF. Elke regel laat zien welke versie van jullie werkwijze op dat moment gold, welke route gebruikt is en of er is afgetekend.
Wij geven zelf nooit toegang aan derden. Wil je accountant meekijken, dan stuur jij de export, of je geeft hem een eigen inlog met alleen leesrecht op het register.
Bewaartermijn
Standaard twee jaar. Langer kan, korter ook; het staat in je contract, niet in onze instellingen.
Wat er in staat
Tijdstip, medewerker, taak, werkwijzeversie, route, credits, aantal gemaskeerde velden, aftekening.
Wat er niet in staat
Geen invoer, geen uitvoer, geen klantnamen. Die bewaren we niet, dus die kunnen we ook niet exporteren.
Scheiding
Elk bedrijf heeft een eigen subdomein en eigen data. Eén codebase, gescheiden opslag.
06 Koppelingen
Aan wat je
al hebt.
Koppelingen zijn code, dus ze zijn niet gratis en niet oneindig. Ze zitten als losse module in het platform en gaan per klant aan of uit.
- Uitgaande mail. Versturen vanuit de taak, met preview en goedkeuring, zodat het register een keten wordt in plaats van een lijst.
- Medewerkers. Import van je lijst, uitnodigingen per mail, rollen en rechten per persoon.
- CRM en mailsysteem. Wat er vandaag koppelbaar is bespreken we in het eerste gesprek; het verschilt per systeem en we beloven niets vooraf.
Twintig minuten, dan weet je het.
We laten het zien met een taak uit jouw vak, en je hoort meteen wat het kost.